Om met andere (rechts)personen te kunnen communiceren heeft de organisatie een elektronische, en soms ook een gewone mailbox nodig. De eerste kan worden ingesteld op uw eigen of externe server, en de tweede op uw lokale postkantoor.
instructies:
Stap 1
Als de organisatie een eigen domeinnaam heeft, kun je er een mailbox op krijgen door het programma sendmail of een vergelijkbaar programma op de server te draaien. De mailserver zelf kan zowel op het terrein van de organisatie als in de serverruimte van de hostingprovider staan. Het programma kan ook worden uitgevoerd op dezelfde server die wordt gebruikt om de officiële website openbaar te maken. Het belangrijkste is dat er een DNS-record voor wordt gemaakt. Instrueer de systeembeheerder van de organisatie om accounts op deze server te maken voor verschillende mensen in de organisatie. Vermeld de ontvangen e-mailadressen op de officiële website. Deze optie kan als de meest prestigieuze worden beschouwd (adressen bevinden zich op hetzelfde domein op het tweede niveau als de site), maar om een betrouwbare bescherming van mailboxen tegen spam en virussen te garanderen, zal de systeembeheerder veel moeite moeten doen.
Stap 2
Een wat minder prestigieuze optie voor het maken van een e-mailbox is om gebruik te maken van de daarvoor bestemde diensten van een provider die de organisatie van internettoegang voorziet (verwar dit niet met een hostingprovider). Dan bevinden de adressen zich op hetzelfde second-level domein als de site van de provider. Houd er rekening mee dat het grootste nadeel van deze methode om mailboxen te ontvangen het kleine volume is. Bij gebrek aan tijdige reiniging lopen ze snel over en als ze op de spammerslijsten staan, zijn hun adressen moeilijk te veranderen naar anderen.
Stap 3
De minst prestigieuze, maar ook de handigste manier om e-mailboxen voor een organisatie te verkrijgen, is het gebruik van openbare mailservers. Hun diensten worden gratis aangeboden en ze bieden een redelijk hoogwaardige bescherming tegen spam en soms tegen virussen. Het volume van een box die op een dergelijke server kan worden gemaakt, kan enkele gigabytes zijn. En sommige van deze servers (zoals Gmail) worden als minder prestigieus beschouwd dan andere.
Stap 4
Ongeacht op welke server uw mailbox zich bevindt, het is belangrijk om deze veilig te houden. Stel een sterk wachtwoord in en voer een willekeurige reeks tekens in als antwoord op uw beveiligingsvraag. Wijzig uw wachtwoord regelmatig.
Stap 5
Om papieren correspondentie te kunnen ontvangen, neemt u contact op met het postkantoor dat zich het dichtst bij de organisatie bevindt om een postbus aan te maken. Nadat u een set documenten heeft ontvangen, inclusief een contractformulier, vult u alle benodigde papieren in. Vermeld de postcode en het postbusnummer op de website. Denk eraan om deze op tijd te betalen.
