Het internet verspreidt zich steeds meer op alle gebieden, ook in de documentstroom. Het is vaak gemakkelijker en sneller om een document per e-mail te verzenden dan andere methoden. Hoe het rapport correct per e-mail verzenden?
Noodzakelijk
- - scanner;
- - computer;
- - toegang tot internet.
instructies:
Stap 1
Controleer bij de geadresseerde of hij het vereiste document per e-mail kan accepteren. Elke organisatie heeft hiervoor zijn eigen reglementen en regels. Zo eisen overheidsinstanties zoals het Pensioenfonds van de Russische Federatie en de Federale Belastingdienst dat rapporten van organisaties vergezeld gaan van een elektronische handtekening. Om dit te doen, moet u een speciaal programma downloaden naar de computer van het bedrijf en dit gebruiken om een unieke digitale code te registreren die zal dienen als handtekening van de verantwoordelijke persoon voor elektronische documenten.
Stap 2
Als u een eerder op papier opgesteld rapport wilt opsturen, scan het dan. Als dit de ontvanger niet opbouwt, moet u een elektronisch document in tekst- of tabelformaat maken, afhankelijk van de informatie die u in het rapport wilt opnemen.
Stap 3
Voeg het rapport toe aan de hoofdtekst van de brief. Houd er rekening mee dat vanwege het risico op een virusaanval, veel mensen geen bestanden zullen openen die per e-mail naar hen zijn verzonden. Daarom moet u de essentie van uw verzending in de hoofdtekst van de brief beschrijven, zodat de ontvanger zeker weet dat u het echt bent, en geen hacker van het computersysteem.
Stap 4
Sommige rapportagesystemen, zoals Google Analytics, hebben hun eigen tekstverzendingssysteem. Nadat u klaar bent met het rapport, klikt u op de knop "E-mail" bovenaan het scherm. Selecteer vervolgens de categorie "Verzenden" in het menu dat verschijnt. Bepaal het formaat van het bestand dat u wilt verzenden. Voeg vervolgens het adres van de ontvanger, de onderwerpregel en de begeleidende tekst toe aan het rapport. Klik vervolgens nogmaals op de knop "Verzenden".
