Mensen wennen snel aan e-mail. Tijdens de avond kun je een tiental of meer berichten uitwisselen, en correspondentie met vrienden en familieleden lijkt vaak op een mondelinge dialoog. Bij het opstellen van zakelijke brieven moet u zich echter houden aan de etiquetteregels en deze zijn ongeveer hetzelfde voor e-mail en gewone post.
Het is nodig
- - een computer met internetverbinding;
- - telefoonboek.
instructies:
Stap 1
Geef het doel van je bericht aan. Het is niet nodig om het op te schrijven, maar u moet wel duidelijk begrijpen of u een nieuw contract wilt sluiten, nieuwe klanten wilt krijgen, een nieuwe medewerker wilt aannemen, een claim wilt indienen of gewoon partners wilt feliciteren met de vakantie.
Stap 2
Bedenk wie uw brief precies moet ontvangen. De vorm hangt hier grotendeels van af. Misschien hoeft u helemaal niets te schrijven, maar het is voldoende om telefonisch te bellen, de situatie te bespreken op een gespecialiseerd forum of het probleem persoonlijk op te lossen.
Stap 3
Selecteer het type brief. Voor de consument kan dit een aanbod van een product of dienst zijn, andere informatie met een reclamekarakter. U kunt een enquête afnemen. Banken herinneren klanten vaak aan schulden of nieuwe leenvoorwaarden. U kunt informatie over vacatures en een tewerkstellingsbericht sturen naar de persoon die u graag in uw team zou willen zien. Sommige berichten moeten schriftelijk door de medewerkers van het bedrijf worden ontvangen. Dit zijn disciplinaire informatie en een reductiewaarschuwing. Partners ontvangen meestal nieuwe voorstellen, klachten en excuses.
Stap 4
Een zakelijke brief moet bepaalde details bevatten, dus het is beter om meteen formulieren te ontwikkelen. Het ingevulde formulier kan als bijlage per e-mail worden verzonden of worden afgedrukt en per gewone of aangetekende post worden verzonden. Bovenaan moet de naam van uw bedrijf staan, of nog beter: het logo. Iets hieronder staan de datum en het aantal, en indien nodig links naar netwerkbronnen (bijvoorbeeld als de voorwaarden van het contract of aanbestedingsdocumentatie op de officiële website worden geplaatst). Het is beter om de kolom voor het onderwerp van de brief te behouden. Maak het vet. Zo kan uw geadresseerde snel navigeren door de documenten die hem elke dag ter ondertekening worden toegestuurd.
Stap 5
Vermeld de achternaam, voornaam, patroniem en functie van de persoon aan wie de brief is bedoeld. Veel bedrijven hebben hun eigen websites of op zijn minst homepages op internet. Waarschijnlijk zijn daar contacten. U kunt de secretaris bellen en weten welke van de medewerkers bij een bepaald vraagstuk betrokken is. Het bedrijf kan naamgenoten en zelfs werknemers hebben met dezelfde achternaam en initialen.
Stap 6
Begin uw brief met een persoonlijk adres op naam en patroniem. Het zou gepast zijn om het woord "gerespecteerd" eraan toe te voegen, zelfs als u een brief met disciplinaire maatregelen schrijft. Herinner de geadresseerde in het inleidende deel aan het vorige contact, ook al is het lang geleden. Het kan zijn dat deze medewerker met veel problemen te maken heeft. Het is noodzakelijk om hem de kans te geven zich te oriënteren en tegelijkertijd te laten zien dat je zijn tijd op prijs stelt. Dit kan een link zijn naar een contract dat op een bepaalde datum is ondertekend, of een bericht dat een cv op de site is beoordeeld door het management. Als u een reactie schrijft, geef dan aan welke actie uw respondent heeft ondernomen als trigger.
