De moderne mens wordt gedwongen om e-mail te hebben. Zonder dit is het onmogelijk om u te registreren in verschillende internetprojecten, accounts aan te maken op sociale netwerken en een volwaardig zakenleven te leiden. Waar een grote informatiestroom is, moeten er regels zijn om de orde te handhaven.
Heb je ooit geprobeerd te tellen hoeveel e-mails er elke dag in je inbox aankomen? Soms is hun aantal meer dan honderd, en dit is niet de limiet. Het is duidelijk waarom het moeilijk is om echt belangrijke letters te vinden in zo'n stroom van informatie. Hoe kun je orde op zaken stellen in je post en een herhaling van deze chaos in de toekomst voorkomen?
De wortel van het probleem
E-mail is een klassiek communicatiekanaal waarlangs in een professionele omgeving informatie wordt uitgewisseld. We ontvangen meldingen, projectdocumentatie, facturen voor betaling, contacten van toekomstige zakenpartners, enz. naar onze e-mail. Chaos in e-mail zorgt voor een warboel in het hoofd: je kunt je gedachten niet verzamelen, belangrijke gegevens onthouden, iets vergeten, is moeilijk iets te vinden…
Vandaar het gebrek aan tijd en eenvoudige prikkelbaarheid. Dus waarom zou u uw e-mail niet één keer opschonen en dan gewoon de hele tijd bijhouden?! Geloof me, het is een plezier om met zo'n post te werken!
De zaken op orde brengen
Maak er een gewoonte van om inkomende correspondentie in categorieën te sorteren: werk, persoonlijk, amusement, interessant, enz. U kunt zelfs beginnen met het sorteren van letters op achternaam als dat echt nodig is. Zorg ervoor dat u de standaardlabels van uw dienst gebruikt: markeer letters als belangrijk, plaats ze met sterretjes en andere onderscheidende tekens. Laat geen onnodige e-mails achter in de algemene directory - markeer ze onmiddellijk als "spam". Ook kan het geen kwaad om je af te melden voor onnodige mailings.
Leer werken met lettergroepen. Markeer gewoon een bepaald aantal ontvangen brieven met vergelijkbare kenmerken en stuur ze naar een aparte map, verwijder ze of markeer ze. Dit helpt om het probleem van verwarring in een grote stroom inkomende e-mails effectief op te lossen.
Als je belangrijke e-mails ontvangt, maar je kunt niet meteen reageren, markeer ze dan met het rijkste standaardlabel: de volgende keer dat je mail start, zul je ze als eerste opmerken en beantwoorden. Doe je dit niet meteen, dan gaan onder andere belangrijke letters verloren en stel je de persoon teleur of heb je geen tijd om iets belangrijks te doen.
Er zijn letters die helemaal geen zin hebben om op te slaan. Als je zeker weet dat de ontvangen brief duidelijk spam is, verwijder hem dan onmiddellijk, zonder hem zelfs maar te openen. Anders struikel je er elke keer over en verspil je tijd aan het opnieuw lezen van de titel. In het volume van één letter besteed je een paar seconden, maar als het er veel zijn, blijkt de tijdverspilling behoorlijk tastbaar te zijn.
