Kantoormedewerkers moeten vaak brieven per fax versturen. De gevallen kunnen totaal verschillend zijn, maar wat te doen als je voor het eerst met zo'n probleem wordt geconfronteerd en absoluut geen idee hebt hoe je een brief naar een fax moet sturen.
instructies:
Stap 1
Stel uw brief op in MS Word met behulp van het sjabloon dat u in MS Publisher kunt gebruiken om een bedrijfslogo toe te voegen. Gebruik MS EXEL als u spreadsheets moet opstellen en faxen. Als u foto's wilt verzenden, moeten deze de extensie.jpgG hebben.
Stap 2
Houd er rekening mee dat het formaat van een standaardbrief die kan worden gefaxt een A4-pagina is. Het vereiste lettertype voor schrijven is minimaal 10 puntsgrootte. Om deze reden is het het beste om al uw gedachten op één blad te houden, zodat u informatie niet over meerdere pagina's hoeft te verzenden.
Stap 3
Geef alle informatie duidelijk en beknopt weer. Schrijf in de brief die u naar de fax stuurt alleen wat nuttig en interessant is voor uw geadresseerde. Als er bijvoorbeeld een specifiek verzoek naar u is verzonden, beantwoordt u deze dan precies, zonder af te wijken van het onderwerp, etc.
Stap 4
Voeg geen kleine afbeeldingen of tekeningen toe aan brieven, deze kunnen vervaagd worden en de geadresseerde krijgt daardoor alleen maar een negatief oordeel over u of uw bedrijf. Zorg ervoor dat u uw adres, telefoon- / faxnummer of andere contactgegevens aan het einde van het bericht vermeldt.
Stap 5
Druk je brief af. Onderzoek het document op afdrukkwaliteit, het moet goed zijn, alle letters moeten duidelijk zijn en niet wazig, zodat de ontvanger de tekst kan onderscheiden. Als u tekortkomingen constateert, corrigeert u deze en drukt u de brief opnieuw af.
Stap 6
Open de documentinvoerlade op de fax. Deze bevindt zich meestal aan de achterkant van de machine. Plaats uw brief met de bedrukte zijde naar beneden. Als u meerdere vellen heeft, controleer dan of uw faxapparaat bulkverzending ondersteunt, zo niet, dan moet u elk vel apart invoegen.
Stap 7
Wacht op de pieptoon, de machine zou het papier moeten oppakken. Kies het faxnummer van uw ontvanger. Wacht op een reactie aan de andere kant van de draad.
Stap 8
Stel jezelf voor en geef aan dat je de fax wilt versturen. Druk samen met de geadresseerde op de knop "Start" (Meestal zeggen ze: "Start"). De fax wordt verzonden als alle stappen zijn voltooid. Vervang de koker pas als het papier helemaal door de machine is gegaan.
Stap 9
Klik op de knop "Contact" en geef aan of uw brief naar de geadresseerde is verzonden (of de fax is doorgekomen). Als de weergavekwaliteit slecht is, probeert u alle stappen opnieuw.
